موجة تحولنظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
يقرأ النظام النص العربي داخل المستندات الممسوحة والصور، ويصنّفها ويستخرج حقولها المهمة، فيصبح أرشيف جهتك مرجعًا يُبحث فيه بالكلمة، بصلاحيات دقيقة وسجل لكل اطلاع.
واجهة توضيحية، والبيانات المعروضة أمثلة.
الوثيقة موجودة، لكن لا أحد يعرف أين
البحث عن وثيقة: دقائق طويلة بين الخزائن والمجلدات. اسم الملف: scan_0042.pdf لا يدل على المحتوى. الاطلاع: لا يُعرف من فتح الوثيقة. التعديل: الأصل يضيع بين النسخ المعدّلة.
في أغلب الجهات الأرشيف موجود فعلًا: خزائن ممتلئة، ومجلدات على الخادم، وملفات ممسوحة بأسماء لا تدل على شيء. والموظف يعرف أن الوثيقة محفوظة، لكنه يقضي دقائق طويلة للوصول إليها، وقد يعيد إنشاءها لأنه لم يجد الأصل.
مع موجة تحولثوانٍ بكلمة من داخل النص
مع موجة تحولتصنيف آلي: عقد، قرار، خطاب
مع موجة تحولسجل باسم المستخدم ووقت الاطلاع
مع موجة تحولكل تعديل إصدار مستقل والأصل محفوظ
ماذا يقدّم النظام لجهتك
بحث داخل المحتوى بالعربية (OCR)
المحرك يقرأ النص داخل الصور والمستندات الممسوحة، فتجد الوثيقة بجملة وردت في صفحتها الرابعة عشرة.
تصنيف وفهرسة آلية
يتعرّف النظام على نوع المستند ويصنّفه ويضعه في مكانه الصحيح دون إدخال يدوي.
صلاحيات حتى مستوى الحقل
كل مستخدم يرى ما يخصه فقط، على مستوى المجلد والوثيقة والحقل.
سجل لكل اطلاع
كل فتح وتنزيل وطباعة وتعديل يُسجَّل باسم المستخدم ووقته، حتى المحاولات المرفوضة.
تشفير الوثائق
تشفير أثناء التخزين وأثناء النقل، مع خيار التشغيل الكامل داخل خوادمكم.
مسارات الموافقة
تمرير الوثيقة على مسار اعتماد محدد، مع تنبيه وتصعيد عند التأخر.
إدارة الإصدارات
كل تعديل يُحفظ إصدارًا مستقلًا، والنسخة الأصلية لا تُفقد.
الذكاء الاصطناعي داخل الشاشة، لا في العرض التقديمي
اضغط على العلامات لترى ماذا يفعل الذكاء الاصطناعي في كل سطر.
PDF ممسوح · 14 صفحةصُنّف: عقد
صورة · صفحة واحدةنص مستخرج
12 مستندًاينتهي العقد بعد 41 يومًا
- قراءة المحتوى لا اسم الملف يقرأ المحرك كل كلمة في الصفحة، بما فيها المستندات الممسوحة ضوئيًا والصور.
- تصنيف يتعلّم من أرشيفكم كلما زادت الوثائق المؤرشفة تحسّن النظام في التعرّف على أنواعها، فيقل الإدخال اليدوي تدريجيًا.
- استخراج الحقول والتنبيه يلتقط رقم العقد وتاريخ انتهائه واسم الجهة، ويحوّلها إلى بيانات تُفرز ويُنبَّه عليها قبل الاستحقاق.
أقل في وقت البحث عن الملفات
حين يصبح الأرشيف مفهرسًا ونصه قابلًا للبحث.
- 95% تحسين في كفاءة إدارة الوثائق
- 90 ثانية لاسترجاع ملف الموظف في جامعة الأمير سلطان
- +4,000,000 صفحة مؤرشفة
التكامل
يعمل هذا النظام مع CMSالاتصالات الإدارية، MMSالاجتماعات واللجان، FAMالأصول والمستودعات، VMSإدارة الزوار والتصاريح على قاعدة بيانات واحدة ويتكامل مع Active Directory والأنظمة المؤسسية عبر API.
الوثيقة المؤرشفة هنا هي نفسها التي تُرفق بمعاملة صادرة في الاتصالات الإدارية، ويُستشهد بها في محضر لجنة عبر الاجتماعات واللجان، وتُربط بأصل أو عهدة في الأصول والمستودعات. طبقة بيانات واحدة، بلا نسخ مكررة ولا تحويل.
جهات تعمل على هذا النظام
أرشفة ملفات الموارد البشرية وفهرستها، فصار استرجاع ملف الموظف يستغرق 90 ثانية بدل عشر دقائق.
جامعة الأمير سلطان · 2025
أسئلة تصلنا قبل البدء
أرشيفنا الورقي كبير جدًا، من أين نبدأ؟
ما الفرق بينكم وبين شراء ماسح ضوئي وحفظ الملفات على الخادم؟
ما دقة قراءة النص العربي في وثائقنا؟
أين تُحفظ الوثائق؟
هل يتكامل مع أنظمتنا الحالية؟
ماذا يحدث لبياناتنا إن قررنا تغيير المورد لاحقًا؟
هل النظام متوافق مع الضوابط الأساسية للأمن السيبراني؟
كيف تُحسب التكلفة؟
سؤالك غير موجود؟ اكتب لنا على info@transwave.sa أو اتصل على 0573546593
جرّب إدارة الوثائق والأرشفة على إجراءاتكم
ابدأ بهذا النظام وحده، وأضف البقية متى احتجت دون ترحيل بيانات.