موجة تحولنظام الاتصالات الإدارية وإدارة الصادر والوارد
ينقل مراسلات جهتك الرسمية من الورق والبريد المتفرق إلى مسار رقمي واحد: قيد وترقيم وفق لائحتكم، واعتماد وتوقيع إلكتروني، وتوزيع للتعاميم، وتتبع لحظي لكل معاملة حتى يثبت استلامها.
واجهة توضيحية، والبيانات المعروضة أمثلة.
المعاملة خرجت من المكتب، ثم انقطع خبرها
متابعة المعاملة: اتصالات وتذكير ومراجعة شخصية. الاستلام: لا دليل، والرد المعتاد: لم تصلني. القيد والترقيم: دفاتر وأرقام تتكرر بين الإدارات. خطاب قديم: بحث في الأدراج قد يمتد أيامًا.
تخرج المعاملة من الإدارة، فيبدأ السؤال عنها بالطريقة المعتادة: اتصال، ثم تذكير، ثم زيارة للمكتب الآخر. وإذا تأخرت لا يعرف أحد عند أي مكتب توقفت، ولا متى وصلت، ولا من استلمها فعلًا.
مع موجة تحولموقعها ومدة بقائها عند كل جهة على الشاشة
مع موجة تحوليُسجَّل الاستلام باسم المستلم ووقته
مع موجة تحولترقيم آلي يتبع لائحة الجهة
مع موجة تحوليُستدعى بكلمة من محتواه
ماذا يقدّم النظام لجهتك
قيد الصادر والوارد
كل معاملة تُقيَّد برقم وتاريخ وجهة، ويُحفظ مسارها كاملًا: من أنشأها ومن اعتمدها ومن استلمها ومتى.
الاعتماد والتوقيع الإلكتروني
مسارات اعتماد تُعرَّف مسبقًا لكل نوع معاملة، مع توقيع إلكتروني وإمكانية الربط بمنصات التوقيع المعتمدة.
إثبات الاستلام
لا تُعد المعاملة مسلَّمة قبل أن يُسجَّل استلامها، فيعرف المرسل متى وصلت ومن تسلّمها.
التعاميم وقوائم الاطلاع
إصدار التعميم وتوزيعه على الإدارات المستهدفة، مع تقرير بمن اطّلع ومن لم يطّلع.
درجات السرية والتشفير
لكل معاملة درجة سرية تحدد من يطّلع ومن يطبع ومن يصدّر، والمراسلات الحساسة تُرسل مشفّرة.
التنبيه والتصعيد
تذكير تلقائي قبل انتهاء مهلة الإنجاز، وتصعيد إلى المسؤول الأعلى عند تجاوزها.
أرشفة وبحث في المحتوى
كل مراسلة تُؤرشف تلقائيًا مع مرفقاتها، وتُسترجع بالبحث في نصها لا برقمها فقط.
الذكاء الاصطناعي داخل الشاشة، لا في العرض التقديمي
اضغط على العلامات لترى ماذا يفعل الذكاء الاصطناعي في كل سطر.
وارد · 09:12يُقترح: الشؤون المالية
وارد · 09:40ملخص في 3 أسطر
صادر · أمسقد يتجاوز المهلة
- فرز الوارد واقتراح الجهة المختصة يقرأ النظام الخطاب الوارد ويحدد موضوعه وأولويته، ثم يقترح الإدارة التي يُحال إليها بدل الفرز اليدوي في مكتب الوارد.
- ملخص للمراسلة الطويلة ملخص مختصر لمحتوى الخطاب ومرفقاته يوفّر وقت المسؤول قبل التوجيه أو الاعتماد.
- رصد التأخر قبل وقوعه يتعرّف على المسارات التي تتعطل عادة، وينبّه قبل تجاوز المهلة النظامية.
تحسين في وقت تنفيذ المعاملات
عند انتقال المراسلات من الورق إلى المسار الرقمي الموحّد.
- تقليل المراسلات الورقية
- تعزيز الامتثال للوائح التنظيمية
- 75% أسرع في دورة الاعتماد لدى شركة سيف الأمنية
التكامل
يعمل هذا النظام مع DMSإدارة الوثائق والأرشفة، MMSالاجتماعات واللجان، FAMالأصول والمستودعات، VMSإدارة الزوار والتصاريح على قاعدة بيانات واحدة ويتكامل مع منصات التوقيع الإلكتروني المعتمدة.
المرفق الذي يُضاف إلى معاملة صادرة هو نفسه المستند المحفوظ في إدارة الوثائق والأرشفة، بصلاحياته وسجل الاطلاع عليه، دون رفع مكرر. والقرار الذي تصدره لجنة في الاجتماعات واللجان يتحول إلى تعميم رسمي مرتبط بمحضره، فيمكن دائمًا الرجوع من التعميم إلى الجلسة التي أقرّته.
جهات تعمل على هذا النظام
ثلاثة أنظمة مترابطة هي الزوار والاتصالات الإدارية وأرشفة الوثائق، تخدم أكثر من 100 مستخدم في جميع مراكز القيادة بإجراءات موحّدة.
القيادة العسكرية الموحدة لدول مجلس التعاون · 2022
أسئلة تصلنا قبل البدء
هل يمكن ضبط الترقيم ونماذج الخطابات حسب لائحة جهتنا؟
ماذا نفعل مع الجهات التي ما زالت ترسل خطابات ورقية؟
هل يُنقل أرشيف المراسلات القديم إلى النظام؟
هل يعمل النظام داخل شبكتنا الداخلية دون إنترنت؟
كيف نقيس التحسن بعد التشغيل؟
هل النظام متوافق مع الضوابط الأساسية للأمن السيبراني؟
كيف تُحسب تكلفة النظام؟
سؤالك غير موجود؟ اكتب لنا على info@transwave.sa أو اتصل على 0573546593
جرّب الاتصالات الإدارية على إجراءاتكم
ابدأ بهذا النظام وحده، وأضف البقية متى احتجت دون ترحيل بيانات.